Proces obiegu dokumentów inicjuje się od chwili otrzymania lub stworzenia dokumentu. Następnie dokument jest ewidencjonowany, co ułatwia jego późniejsze odnajdywanie i śledzenie historii.
Jak odbywa się przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie?
Proces obiegu dokumentów inicjuje się od chwili otrzymania lub stworzenia dokumentu. Następnie dokument jest ewidencjonowany, co ułatwia jego późniejsze odnajdywanie i śledzenie historii. Etapem kolejnym jest kontrola, gdzie papiery są analizowane pod kątem pełności i zgodności z normami prawnymi oraz procedurami wewnętrznymi organizacji. Po kontroli przychodzi faza akceptacji, w której uprawnione osoby potwierdzają zgodność dokumentu z wykonanymi operacjami. Zatwierdzony dokument jest potem kierowany do odpowiedniego działu lub osoby, gdzie jest ewidencjonowany lub wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem. Finalnym etapem jest archiwizacja, która pozwala na bezpieczne przechowywanie dokumentów i łatwy do nich dostęp w przyszłości.
Jakie dokumenty podlegają pod elektroniczny obieg dokumentów?
W przedsiębiorstwach przepływa wiele rodzajów dokumentacji, które można zaklasyfikować do różnych kategorii:
- Dokumentacja finansowa i księgowa – wśród nich znajdują się rachunki, kwitowania, zestawienia bankowe oraz papiery kasowe, kluczowe dla właściwego zarządzania rachunkowością organizacji.
- Papiery dotyczące zasobów ludzkich – kontrakty o pracę, umowy cywilno-prawne, zaświadczenia o zatrudnieniu, rozliczenia wynagrodzeń, które odnotowują zatrudnienie i warunki pracy personelu.
- Dokumentacja magazynowa – dokumenty dotyczące przyjęć i wydań towarów, spisy z natury, które odzwierciedlają stan oraz cyrkulację produktów w przedsiębiorstwie.
- Dokumenty prawne oraz kontrakty – umowy z kontrahentami, dostawcami, dokumenty najmu, leasingu, licencji, definiujące zasady kooperacji z innymi jednostkami.
- Korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna – notatki urzędowe, pisma, wiadomości e-mailowe, służące komunikacji wewnątrz organizacji oraz z jej otoczeniem.
Jak przedstawia się modelowy elektroniczny obieg dokumentów księgowych w organizacji?
Modelowy proces elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie znacznie usprawni obieg dokumentów. Załóżmy, iż organizacja odbiera fakturę od dostawcy. Początkowo ten dokument jest rejestrowany, co ułatwia jego identyfikację oraz śledzenie. Dalej faktura jest kierowana do działu księgowości, gdzie poddawana jest analizie pod kątem zgodności z zamówieniem oraz dostawą i poprawności danych. Po pozytywnym zweryfikowaniu zgodności, faktura jest autoryzowana do opłacenia przez upoważnioną osobę, np. kierownika działu. Po autoryzacji faktura jest ewidencjonowana, co oznacza jej zapis w systemie finansowym organizacji. Następuje wykonanie płatności, a faktura jest oznaczana jako uregulowana. W końcu dokument jest archiwizowany, co oznacza jego przechowywanie w sposób umożliwiający łatwy dostęp w przyszłości, na wypadek audytów lub konieczności weryfikacji.
Zespół Baseline
