Przebrnąłeś przez niejeden internetowy poradnik na temat produktywności i nie znalazłeś w nich żadnych konkretnych wskazówek, które ułatwiłyby Ci pracę? Ten tekst jest dla Ciebie. Dowiedz się, jak pracują dyrektorzy największych marek na świecie i ucz się od najlepszych! Dzięki tym 3 zasadom każde kolejne spotkanie w Twoim biurze będzie znacznie bardziej produktywne.
Mark Zuckerberg i jedno bardzo ważne pytanie
Typowy dzień założyciela Facebooka wypełniony jest spotkaniami. Nic w tym dziwnego – w końcu zarządza olbrzymią, dynamiczną firmą, której pracownicy codziennie opracowują kolejne innowacje wymagające konsultacji. Jeżeli Twoja praca opiera się na spotkaniach i dyskusjach z pracownikami, podobnie jak Zuckerberg zadbaj o to, aby uczestnicy spotkania wysłali Ci niezbędne materiały przed spotkaniem – tak abyś miał czas, aby przygotować się do dyskusji i żeby dla każdego było jasne, o czym rozmawiacie. Pamiętaj także o drugiej wskazówce zarządców Facebooka – zaczynając spotkanie wraz ze swoimi kolegami z pracy odpowiedzcie na jedno pytanie: czy zebraliśmy się, żeby podjąć decyzję, czy po to aby odbyć dyskusję? Dzięki temu w prosty sposób ustalicie, jaki jest cel spotkania i sprawnie doprowadzicie je do końca.
Jeff Bezos i zasada dwóch pizz
Zdarzyło Ci się moderować lub uczestniczyć w spotkaniu, które było zupełnie bezproduktywne, a wychodząc z sali miałeś poczucie zmarnowanego czasu? Jeff Bezos, szef firmy Amazon, nie cierpi takich sytuacji jak mało kto. Kiedy bezproduktywność spotkań w jego firmie zaczęła się powtarzać, odkrył, że główną przyczyną nieefektywności pracy w zespole jest zbyt duża liczba osób uczestniczących w spotkaniu. Kiedy sala wypełniona jest ludźmi po brzegi, łatwiej o rozluźnioną atmosferę. Co więcej, tłum wcale nie sprzyja kreatywności. Aby mieć pewność, że każde spotkanie będzie owocne, Jeff Bezos zaprasza na nie wyłącznie tyle osób, ile jest w stanie najeść się dwiema pizzami – nie więcej. Oprócz tego wyznacza moderatora spotkania i upewnia się, że temat spotkania jest dla wszystkich ważny, ale przede wszystkim zrozumiały.
Bill Gates i Elon Musk – metoda, którą dzielą geniusze
Jak mówi angielskie przysłowie: „Wielkie umysły myślą podobnie”. Jak się okazuje, dotyczy to także sposobów na zwiększenie produktywności. Zarówno założyciel firmy Microsoft, jak i właściciel marki PayPal planują każdy dzień od A do Z, dzieląc swój dzień na 5-ciominutowe okienka. Co zyskują dzięki tak szczegółowemu planowi dnia? Jasną listę tego, co muszą dziś zrobić, ale także wyznaczone, nienaruszalne godziny odpoczynku i regeneracji. Gates i Musk wiedzą, że w natłoku obowiązków łatwo zrezygnować właśnie z czasu wolnego, jednak nie przynosi to dużych korzyści, ponieważ zmęczony umysł pracuje znacznie wolniej. Tę samą zasadę możesz zastosować na spotkaniach. Zaplanuj je jak najbardziej szczegółowo i wyznacz konkretne godziny, w których Ty i Twoi towarzysze zrobicie sobie przerwę – dzięki temu skupicie się na meritum sprawy, jednocześnie dbając o to, aby Wasze umysły miały chwilę na wytchnienie.
Słowo podsumowania
Zwiększanie produktywności zespołu podczas firmowych spotkań to niełatwe zadanie, z którym zmagają się zarówno założyciele olbrzymich, międzynarodowych marek, jak i prezesi małych, lokalnych firm. Ważne jednak, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby przeszczepiać metody międzynarodowych gigantów na polski grunt! Pamiętaj jednak, by traktować powyższe metody jako wskazówki – ich skuteczność może zależeć od wielu faktorów, m.in. specyfiki Twojej firmy, ilości osób, z którymi pracujesz, a nawet ich osobowości. Nie bój się eksperymentów i poddawaj testom kolejne metody, a znajdziesz sposób na to, aby podnieść produktywność swojego zespołu i przenieść swoją firmę na wyższy poziom. Powodzenia!
Zespół Baseline
