5 sytuacji, które oznaczają, że warto rozważyć Elektroniczny Obieg Dokumentów

Opublikowano:

Biznes


Twoja firma do dnia dzisiejszego operuje dokumentami w tradycyjnej, papierowej formie? Rok 2018 to świetny moment, aby zastanowić się nad zmianą tego stanu rzeczy. Poznaj 5 problemów, w których rozwiązaniu pomoże Ci system elektronicznego obiegu dokumentacji i zastanów się, czy któryś z nich dotyczy Ciebie.

1. Obserwujesz spadek wydajności swoich pracowników

Jeżeli zarządzasz firmą, która w dalszym ciągu używa dokumentacji papierowej, poświęć chwilę na to, aby zaobserwować, jak dużo czasu Twoi pracownicy poświęcają na to, aby wykonać wszystkie obowiązki związane z papierowymi dokumentami. Drukowanie, podpisywanie, archiwizacja i dystrybucja, choć pozornie zajmują tylko chwilę, sumarycznie okazują się być niezwykle czasochłonne. Aby Twoi pracownicy zajęli się swoimi obowiązkami, a nie przekładaniem dokumentów z miejsca na miejsce, zainwestuj w system elektronicznego obiegu dokumentacji i usprawnij pracę Twojego zespołu.

2. Konkurencja przejmuje Twoich klientów

Realizacja dokumentów w wersji papierowej jest długotrwała, podobnie jak wyszukiwanie w nich potrzebnych informacji. To wszystko opóźnia proces zakupowy w Twoim sklepie, dlatego współczesny, żyjący w ciągłym pośpiechu klient szybko wybiera firmę, która zrealizuje jego zamówienie w znacznie krótszym terminie. Dlaczego inni mogą wykonywać tę samą pracę dużo szybciej? Ponieważ są dużo lepiej zorganizowani, a niezbędne dokumenty wpływają do ich systemu niemal natychmiast. Wszystko to skraca czas oczekiwania na realizację oferowanej przez Ciebie usługi, co przekłada się na zadowolenie Twoich klientów.

3. Twoje biuro jest za małe

Twoja firma cały czas się rozwija, a to oznacza, że zatrudniasz kolejnych pracowników. Okazuje się jednak, że biuro, w którym pracujecie jest trochę za małe na kolejny zestaw biurek. A gdyby tak zlikwidować całe archiwum, w którym przechowujesz wszystkie dokumenty, które powstały od założenia Twojej firmy? Rzędy półek z segregatorami, do których zaglądasz nie częściej niż raz na rok wcale nie są Ci potrzebne. Digitalizacja i umieszczenie dokumentów w elektronicznym archiwum zminimalizuje zużycie biurowej przestrzeni, jednocześnie ułatwiając wyszukiwanie niezbędnych akt i wydruków.

4. W życie wchodzi RODO – Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych

Unia Europejska, a wraz z nią Polska, coraz bardziej zwraca uwagę na to, w jaki sposób przechowywane są dane konsumentów, w tym także klientów Twojej firmy. Papier nie należy do najbezpieczniejszych nośników – dokumentację tego typu można łatwo zniszczyć lub ukraść. Dane przechowywane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów są lepiej strzeżone i kontrolowane, ale też łatwiej dostępne dla osób do tego upoważnionych.

5. Tracisz pieniądze na rzeczy, które nie przynoszą zysku

Dokumentacja w wersji papierowej generuje bardzo dużo wydatków. Wystarczy pomyśleć o zakupie i konserwacji drukarek, skanerów i niszczarek, doliczyć koszty zakupu papieru oraz segregatorów, w których będą przechowywane, a następnie pomyśleć o czynszu, który płacisz za pomieszczenie, które służy wyłącznie do przechowywania nagromadzonych przez lata działalności papierów. Wybierając elektroniczny system obiegu dokumentacji możesz zatamować niepotrzebny wyciek pieniędzy z Twojej firmy i zainwestować je w inny, znacznie lepszy sposób.

Dowiedz się jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów i CRM.

Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto?

Sytuacje, w których warto rozważyć wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów można mnożyć, jednak zamiast tego, wolimy wymienić zalety, jakie niesie ze sobą takie rozwiązanie. Pamiętaj, że dzięki narzędziom ECM:

● oszczędzasz miejsce,
● oszczędzasz czas, który wkładasz np. w wyszukiwanie potrzebnej informacji,
● oszczędzasz pieniądze, które do tej pory poświęcałeś na utrzymanie floty urządzeń drukujących,
● skracasz czas realizacji obsługi dokumentu,
● masz kontrolę nad wersjami dokumentów,
● nadzorujesz pracę poszczególnych działów i pracowników,
● zabezpieczasz poufne dane swoich klientów oraz firmy.

Czy warto zainwestować w elektroniczny obiegu dokumentów? Naszym zdaniem odpowiedź jest jednoznaczna – im szybciej zdecydujesz się na digitalizację firmowej dokumentacji tym więcej zyskasz.

Dowiedz się jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów i CRM.

Komunikacja z pracownikami – co ją poprawia, a co jej szkodzi?
Jak zwiększyć produktywność podczas firmowych spotkań? 3 zasady, które stosuje Zuckerberg, Bezos, Gates i Musk