Komunikacja z pracownikami – co ją poprawia, a co jej szkodzi?

Opublikowano:

Biznes


Trudno wyobrazić sobie dobrze prosperującą firmę, w której kadra zarządzająca nie dba o sprawną i efektywną komunikację wewnętrzną. To właśnie kontakt z pracownikami pozwala uniknąć dużej części sytuacji kryzysowych, ułatwia zwiększenie zaangażowania podwładnych, a także umacnia pozycję lidera. O czym pamiętać, aby komunikacja z Twoim zespołem przyniosła oczekiwane efekty?

Otwórz drzwi i zaproś do rozmowy

Jednym z popularnych błędów w komunikacji wewnętrznej pomiędzy menadżerami a pracownikami niższego szczebla jest jej niedobór lub całkowity brak. Niestety, kadra zarządzająca, która nie ma czasu, aby rozmawiać ze swoimi pracownikami, nie należy do rzadkości. Warto zdać sobie sprawę, że to właśnie pracownicy są kluczowym elementem firmy – to oni wykonują znaczącą część pracy, są najlepszą reklamą firmy i po prostu umożliwiają jej prawidłowe funkcjonowanie oraz rozwój.
Jeżeli jesteś managerem, postaraj się wprowadzić w życie tzw. zasadę otwartych drzwi. Pozytywna postawa, a nawet dosłowne otwarcie drzwi gabinetu powinny zachęcić Twoich pracowników do tego, aby zechcieli przychodzić do swoich przełożonych i rozmawiać z nimi o problemach i wyzwaniach, z jakimi zmaga się firma. Spotkania i dyskusje z pracownikami to doskonałe narzędzie do tego, aby badać kondycję zespołu i żeby w razie potrzeby wprowadzać niezbędne zmiany w odpowiednim czasie.

Gań w odosobnieniu, a chwal na forum

Istotnym elementem komunikacji pracodawcy z pracownikiem są osobiste spotkania. Jedną z najważniejszych zasad HR jest ta, która mówi, że złe wiadomości powinniśmy przekazywać pracownikowi podczas spotkań w cztery oczy. Informacje dotyczące zwolnienia czy nagany należy przekazywać za zamkniętymi drzwiami nie tylko ze względu na szacunek do pracownika i nieprzewidywalność jego reakcji, ale także z uwagi na dobre samopoczucie reszty zespołu.
Z drugiej strony wiadomości pozytywne, takie jak wszelkiego rodzaju pochwały czy informacje o awansie, warto ogłaszać publicznie. Dzięki temu pochwalony pracownik czuje się jeszcze bardziej doceniony, a manager buduje pozytywną atmosferę wśród zespołu, który może współuczestniczyć w sukcesie kolegi.

Znajdź najlepsze narzędzie do komunikacji na co dzień

Oczywiście, spotkania i osobiste rozmowy to nie jedyny sposób na usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Warto testować różnorodne narzędzia, takie jak komunikatory, intranet, pagery czy służbowe telefony, jednak nie należy mnożyć tych możliwości w nieskończoność. Komunikuj się ze swoimi podwładnymi za pomocą 2-3 narzędzi. Dzięki temu łatwiej będzie Ci np. odnaleźć archiwalną wiadomość, a Twoi pracownicy nie będą mieli poczucia, że są osaczeni niezliczoną ilością komunikatów.

Bądź rzeczowy i konkretny

Bez względu na to, jaki sposób komunikacji wybierzesz, zawsze staraj się mówić konkretnie, bez zbędnego owijania w bawełnę. Upewnij się także, że Twój pracownik zrozumiał, o co go prosisz i do kiedy powinien zrealizować swoje zadanie. Ustalaj precyzyjne daty zakończenia projektu, zadbaj o jasne zasady awansu, nakreśl możliwie jak najbardziej precyzyjną ścieżkę rozwoju dla każdego pracownika i zadbaj o to, aby każdy z nich miał wgląd do tych danych w dowolnym momencie. Konkretne komunikaty i transparentność to najważniejsze zasady komunikacji wewnątrz firmowego zespołu.

Podsumowanie

Jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, wpisz komunikację z pracownikami na listę swoich priorytetów. Nie zapominaj, że ich samopoczucie ma olbrzymi wpływ na ich wydajność, a rozmowy z nimi pozwolą Ci na szybką diagnozę problemów wewnątrz firmy. Znajdź czas i przestrzeń do rozmowy, otwórz się na nich, pytaj o to, co im przeszkadza, a co im się podoba, a z pewnością zauważysz wiele pozytywnych zmian w pracy Twojego zespołu.

5 rzeczy, które wpłyną pozytywnie na produktywność kadry zarządzającej
5 sytuacji, które oznaczają, że warto rozważyć Elektroniczny Obieg Dokumentów