Elektroniczny obieg dokumentów w urzędach. Czy Polacy polubili e-administrację?

Opublikowano:

Biznes


Polskie urzędy do dnia dzisiejszego cieszą się złą sławą i kojarzą się z niekończącymi się kolejkami. Trzeba jednak zauważyć, że jakość oferowanych przez nie usług nieustannie się poprawia. Jednym z czynników, który ma znaczący wpływ na wzrost wydajności urzędów i zadowolenie petentów jest postępująca informatyzacja polskiej administracji. O jakich postępach mówimy?

EOD w urzędzie – mniej czekania, bardziej kompetentni urzędnicy

Narzędziem, które odmieniło polskie urzędy na dobre jest przede wszystkim elektroniczny obieg dokumentów. Choć może się wydawać, że program, którego używa pani w okienku miejskiego urzędu nie ma wpływu na życie statystycznego Polaka, w gruncie rzeczy to on przyspiesza wiele procesów administracyjnych. To dzięki niemu możemy załatwiać szereg spraw nie wychodząc z domu, dzięki niemu możliwa jest także elektroniczna wymiana akt danej sprawy w obrębie urzędu oraz szybsze rozpatrzenie wniosku petenta. Co więcej, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie przekłada się na zwiększenie kompetencji informatycznych urzędników oraz lepsze zarządzanie czasem pracowników urzędów każdego szczebla.

40% wzrost sprawności podczas załatwiania naszych spraw

Jak referuje Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, dzięki nowym technologiom teleinformatycznym, w tym także dzięki systemom elektronicznego obiegu dokumentacji, sprawność załatwiania spraw w urzędach i liczba innowacyjnych rozwiązań związanych z organizacją pracy urzędników wzrosła aż o 40%! Jednocześnie jednak praca na systemach elektronicznego obiegu dokumentacji w urzędach nie przekłada się na wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów w polskiej administracji. Dlaczego?

Sterty papierów w polskich urzędach to ciągle nasza decyzja

Okazuje się, że głównym hamulcem dla informatyzacji Polski jesteśmy my sami! Z badań „e-Administracja w oczach Internautów 2016” wynika, że aż 29% respondentów nie jest przekonanych co do skuteczności załatwiania swoich urzędowych spraw przez Internet. Z czego to wynika? Dla niektórych to kwestia przyzwyczajenia lub braku kompetencji informatycznych (ten problem dotyczy przede wszystkim osób starszych). Okazuje się jednak, że w wielu przypadkach problem z korzystania z usług e-Administracji jest naprawdę prozaiczny – około 20% ankietowanych nie wie, co powinna zrobić, a nawet na jaką stronę internetową wejść, aby załatwić swoją sprawę urzędową on-line.

Zadowolenie i powroty aktywnych użytkowników

Można więc powiedzieć, że szczególnie ważnym procesem we wprowadzaniu innowacji teleinformatycznych w administracji jest nie tylko przeszkolenie urzędników, ale także edukacja obywateli. Warto jednak podkreślić, że popularność e-administracji wciąż rośnie. Zwiększa się liczba urzędów niższego szczebla, które korzystają z elektronicznego obiegu dokumentacji, a coraz więcej osób podejmuje próbę załatwienia spraw urzędowych przez Internet (ok. 54% ankietowanych). Co więcej, znaczący procent osób, które aktywnie korzysta z e-urzędów jest z nich zadowolona (90%), i zapowiada, że skorzysta z usług internetowej administracji po raz kolejny (98% ankietowanych).

Co przyniesie 2018 rok?

Czy kolejny rok przyniesie dalszy wzrost popularności e-Administracji? Wszystko wskazuje na to, że tak. Można wnioskować, że im więcej Polaków będzie odwiedzać urzędy w Internecie i np. składać deklarację PIT on-line, tym szybciej zostanie załatwiona sprawa każdego z nas. Elektroniczny obieg dokumentów i inne nowoczesne rozwiązania teleinformatyczne wykorzystywane efektywnie w skali całego kraju skrócą czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków, zwiększą bezpieczeństwo naszych danych, a także przyczynią się do zmiany wizerunku polskich urzędów.

Wszystkie wykorzystane w artykule dane pochodzą z raportów dostępnych na stronach internetowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwa Cyfryzacji.

Od kartki papieru do informacji w chmurze, czyli jak ewoluował CRM
Procesy Call Center w CRM, czyli prosty sposób na to, jak wynieść obsługę klienta na nowy poziom