Niezależnie od tego czy prowadzisz przedsiębiorstwo lub pracujesz w małej, średniej czy dużej firmie, Twojemu życiu zawodowemu na każdym kroku towarzyszą dokumenty. Specyficznym rodzajem dokumentu jest faktura - to jej poświęcimy poniższy artykuł i przyjrzymy się rozwiązaniom, które usprawniają obieg faktur w organizacji. Przeanalizujemy w jaki sposób tego typu rozwiązania pomagają nam w codziennych czynnościach związanych z procesem obsługi faktur.
W mojej karierze zawodowej nic nie frustrowało mnie bardziej niż konieczność tworzenia kolejnych kont i przechowywaniu haseł do coraz o nowych programów wspierających biznes. W warunkach sprzyjających rozwojowi właściciele firm poszukują usprawnień systemu księgowego – co jest jak najbardziej zrozumiałym posunięciem. Natomiast niejednokrotnie trudno pogodzić się z koniecznością przyswojenia wiedzy z zakresu obsługi kolejnego systemu, którego używamy nie częściej niż kilka razy w miesiącu.
Jak przedsiębiorstwo z sektora energetyki cieplnej wdrożyło Elektroniczny Obieg Faktur
Poniżej chciałbym zaprezentować przykład organizacji, która bardzo rozsądnie podeszła do zagadnienia optymalizacji procesów zarządzania dokumentami jak i wymiany informacji wewnątrz przedsiębiorstwa.
Menedżerowie przedsiębiorstwa z sektora energetyki cieplnej zdiagnozowali konieczność usprawnienia obiegu faktur oraz korespondencji. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę co w przeciągu 6-u miesięcy udało się nam wspólnie osiągnąć:
a) usprawnienie przepływu pism przychodzących – aktualnie pisma spływają do centralnej kancelarii, gdzie następuje automatyczne skanowanie i dekretacja faktur, a to z kolei pozwala na przetwarzanie zgodnie z zaprojektowaną ścieżką obiegu,
b) wdrożenie Elektronicznego Obiegu Faktur jako skutecznego systemu zarządzania informacją, jak również o dokumentach odbiorców, obiektów oraz węzłów ciepłowniczych,
c) integracja systemu obiegu faktur z systemem księgowym – to
d) implementacja modelu budżetowego – prognozy, analizy oraz wyniki finansowe spółki dostępne są online z uwagi na zastosowaną integrację systemów informatycznych,
e) udrożnienie komunikacji wewnętrznej poprzez wdrożenie narzędzi wchodzących w skład modułu Intranet tj. chat wewnętrzny, tablice informacyjne oraz wbudowana baza wiedzy. Wyeliminowano tym samym programy tzw. wysokiego ryzyka, czyli komunikatory internetowe oraz wirtualne dyski sieciowe będące miejscem wymiany informacji i plików.
Reasumując, pierwszym, a zarazem niezmiennie ważnym ogniwem przy optymalizacji procesów, będzie właściwie skonfigurowany i dostosowany Elektroniczny Obieg Faktur (w skrócie system EOF), dostępny z poziomu przeglądarki internetowej oraz aplikacji mobilnej. W skład systemu zarządzania obiegiem faktur wchodzi m.in. elektroniczny dziennik podawczy wraz z wbudowanym mechanizmem OCR-ującym.
Jakie 3 narzędzia najbardziej wpłyną na usprawnienie obiegu faktur kosztowych w firmie?
1. System Elektronicznego Obiegu Faktur
Pierwsze narzędzie to dobry i elastyczny Elektroniczny Obieg Faktur, który powinien precyzyjnie odwzorowywać strukturę organizacyjną firmy oraz poszczególne ścieżki procesowe. Dzięki takiemu podejściu mamy pewność, iż wszystkie dokumenty trafiają do adresatów na czas, bez ryzyka utraty lub zagubienia. Konsekwencje zagubienia dokumentu potrafią, zazwyczaj po czasie, wygenerować spory problem dla każdej organizacji, zwłaszcza jeżeli zawierają one dane osobowe i wpadną w niepowołane ręce. Wdrożenie takiego systemu powinno zostać poprzedzone dokładną analizą potrzeb, weryfikacją procesów biznesowych i docelowo zaprojektowaniem poszczególnych elementów wdrożenia. Jest to jeden z kluczowych etapów całego projektu.
Elektroniczny Obieg Faktur powinien zapewniać możliwość współpracy z innymi ważnymi i stosowanymi w przedsiębiorstwie narzędziami pracy codziennej oraz tzw. programami dedykowanymi (programy księgowe, magazynowe). Jest to kluczowe z punktu widzenia przepływu informacji w firmie oraz zapewnienia spójności danych w każdym obszarze funkcjonowania organizacji.
Na koniec, istotnym kryterium jest bezpieczeństwo systemu, wedle którego powinniśmy uzyskać 100% pewności, że nasze dane oraz dane naszych klientów po prostu są bezpieczne, zawsze dostępne i przede wszystkim spójne. Ochronie powinny podlegać nie tylko same dane, ale również przepływ informacji pomiędzy systemami oraz cała komunikacja na linii klient-serwer. Dlatego też zabezpieczenie systemu nie powinno opierać się wyłącznie na mechanizmach, gdzie wykorzystywany jest wyłącznie login oraz hasło. Dobrze zabezpieczony system elektronicznego obiegu dokumentów to system oparty na dwuskładnikowych mechanizmach uwierzytelnienia.
Decydując się więc na konkretne narzędzie, upewnijmy się, iż posiada ono sprawdzone mechanizmy ochrony przed zagrożeniami, które zostały zweryfikowane przez niezależny podmiot zajmujący się profesjonalnie ochroną danych w obszarze IT. Od dawna na rynku funkcjonują wytyczne i standardy w dziedzinie bezpieczeństwa, które są respektowane na całym świecie.
Funkcjonalności, w które może być wyposażony System Elektronicznego Obiegu Faktur
a) Szybka akceptacja faktur
Jeśli dokumenty w Twojej organizacji muszą być akceptowane przez więcej niż jedną osobę, warto, aby były przekazywane za pomocą jednej aplikacji, a tym samym dostępne dla każdego użytkownika w jednym miejscu. Zwróć uwagę, czy system obiegu faktur posiada taką funkcję usprawniającą proces akceptacji i czy jest dostępny na urządzeniach mobilnych (skrócenie czasu dostępu i obsługi).
b) Historia zmian
W średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie wybraną grupą dokumentów zajmuje się wiele osób, potrzebny jest system Elektronicznego Obiegu Faktur, który zarchiwizuje dane dotyczące tego kto i kiedy dokonywał zmian w plikach. Dzięki tej funkcji menadżerowie mogą analizować ścieżkę, jaką w organizacji pokonuje dana faktura, optymalizować czas pracy nad daną sprawą, a także minimalizować ryzyko popełnienia błędu.
c) Modelowanie procesów
System Elektronicznego Obiegu Faktur powinien być jak najmocniej dostosowany do konkretnych procesów biznesowych, według których pracuje Twoja organizacja. Dlatego też program powinien być wyposażony w kreator procesów biznesowych lub co najmniej powinien być kompatybilny z dostępnymi na rynku narzędziami służącymi do modelowania procesów.
Utrzymywanie porządku w plikach umożliwia funkcja statusów – dzięki niej przełożony monitoruje obieg faktury w firmie, a ponadto posiada informację o etapie, na którym znajduje się dana faktura czy umowa i jak długo jeszcze potrwa jej procesowanie.
d) Pomoc techniczna
Kontakt z dostawcą systemu Elektronicznego Obiegu Faktur jest istotny nie tylko na etapie wdrażania programu, ale także podczas codziennej pracy z nim. Dostawca może oferować dodatkowe usługi (np. serwis) oraz pomoc w przypadku komunikatów wyświetlanych przez system.
e) Archiwum plików
System Elektronicznego Obiegu Faktur powinien pozwalać na przechowywanie wszystkich dokumentów historycznych, a także otwieranie i edytowanie ich bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Funkcja archiwizacji powinna odbywać się samoczynnie, w momencie zakończenia pracy nad fakturą.
f) Aktualizacja systemu w związku z nowymi regulacjami prawnymi
Dostawca systemu Elektronicznego Obiegu Faktur powinien dostosowywać swój program do obecnych wymogów prawnych. Aktualizacje oprogramowania po pojawieniu się nowych przepisów zapewniają właściwą jakość pracy organizacji (zgodność procesów związanych z obiegiem faktur z najnowszymi aktami prawnymi), a także minimalizacja ryzyka uzyskania kary za niezgodność umów, czy faktur z obowiązującym prawem.
2. Skaner dokumentów
Drugie narzędzie w zakresie Elektronicznego Obiegu Faktur, które rekomenduję, to dobrze skonfigurowany skaner dokumentów. Na rynku są dziś dostępne modele począwszy od małych i mobilnych skanerów, aż po duże urządzenia wielofunkcyjne (co ciekawe te wciąż mają ogromny i niewykorzystany potencjał przy wsparciu obiegu faktur w firmie, a mimo to najczęściej służą jako kopiarki w obiegu tradycyjnym).
Należy zwrócić uwagę, aby skaner posiadał tzw. szybę, czyli możliwość skanowania pierwszej strony zbindowanego dokumentu lub grubej koperty. Skanery biurkowe nie sprawdzą się w tego typu czynnościach.
Wybierając urządzenie upewnijmy się, iż posiada ono ochronę gwarancyjną (najlepiej site-to-site) oraz dedykowany interfejs pozwalający na zapisanie tzw. skrótów klawiszowych, dzięki którym codzienne, powtarzalne czynności związane ze skanowaniem faktur nie będą zajmować cennego czasu.
Ciekawą pozycję stanowią urządzenia Brother, które posiadają elastyczny interfejs BSI usprawniający do granic możliwości proces digitalizacji. Skaner dokumentów to doskonałe udogodnienie każdego nowoczesnego systemu księgowości, ułatwiające pracę i pozwalające zaoszczędzić dużo czasu.
Na co zwrócić uwagę wybierając skaner dokumentów?
Aby wybrać odpowiedni skaner dokumentów, zwróć uwagę na poniższe kwestie:
a) Funkcjonalność
Obsługa skanera powinna być intuicyjna i szybka. Dostosuj więc liczbę funkcji urządzenia do swoich potrzeb. Nie pozwól, aby znalazły się na nim klawisze, których przeznaczenia nikt nie zna. Skaner powinien posiadać możliwość zapisania obrazu dokumentu do formatu pdf i umieścić go na udziale sieciowym lub FTP.
b) Układ optyczny
Wybór odpowiedniego układu optycznego definiuje jakość skanowanych materiałów. W zależności od tego, czy będą to umowy czy zdjęcia, wybierz odpowiednią technologię – układ CIS bądź CCD. Skaner powinien posiadać możliwość skanowania w odcieniach szarości – co zazwyczaj jest najlepszą opcją dla systemów OCR-owania. Z kolei rozdzielczość skanowania nie powinna być niższa niż 300dpi.
c) Prędkość skanowania
Wybierając skaner dokumentów upewnij się, że będzie pracował we właściwym tempie. Istnieje kilka rodzajów urządzeń posiadających zróżnicowaną prędkość przetwarzania stron dokumentów.
3. Drukarka kodów QR
Trzecim narzędziem, w jakie warto wyposażyć nasz sekretariat, są drukarki kodów QR. Kompaktowy rozmiar „naklejek” jednoznacznie przypisze każdy skan do dokumentu w systemie oraz zlikwiduje problemy z separowaniem plików pustymi stronami przed położeniem na skaner. Takie podejście skutecznie rozdziela poszczególne faktury – niezależnie od tego, ile mają stron oraz ile dokumentów będziemy chcieli zeskanować jednocześnie.
Wykorzystanie etykiet samoprzylepnych daje nam jeszcze jedną ważną korzyść – pozwala zaprogramować obieg faktury w taki sposób, aby operator nie musiał dekretować ich ręcznie. Wyobraźmy sobie sytuację, w której codziennie do firmy spływa kilkaset pism do różnych osób. Możemy proces zautomatyzować poprzez zaprojektowanie obiegów dla poszczególnych typów faktur, a kod QR pozwoli na skuteczne odseparowanie i skierowanie faktur w systemie do osób, które powinny takie pismo otrzymać. Dlatego też każdy szanujący się System Obiegu Faktur powinien bezwzględnie posiadać taką opcję w swojej ofercie.
Podsumowanie
Jak się okazuje, przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi, mechanizmów oraz urządzeń,
Dowiedz się więcej:
1. Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
2. Jak skutecznie chronić dane w firmie
3. Poznaj nasze case study
Śledź nas na Facebooku i bądź na bieżąco z naszymi artykułami i nowościami!
Michał Leśniewski
