Masz wrażenie, że toniesz w papierach, a znalezienie konkretnej umowy zajmuje Ci cenne minuty, które mogłyby być poświęcone na rozwój biznesu? Faktury giną w stosach na biurku, a obieg korespondencji przypomina grę w „głuchy telefon”? Chaos w dokumentach oznacza stratę czasu, pieniędzy i potencjalne ryzyko prawne. Istnieje prosty sposób, aby nad tym zapanować. Efektywne zarządzanie dokumentami w małej firmie to jedno z największych wyzwań, ale jednocześnie jedna z największych szans na optymalizację.
Na czym polega zarządzanie dokumentami w małej firmie?
Zarządzanie dokumentami to świadomy i zorganizowany proces. Obejmuje on cały cykl życia każdego dokumentu w Twojej firmie – od jego powstania lub otrzymania (np. faktury), przez przetwarzanie, akceptację, udostępnianie, aż po bezpieczną archiwizację i (gdy nadejdzie czas) utylizację. W małej firmie oznacza to przede wszystkim jedno: kontrolę i szybki dostęp do informacji dla właściwych osób, we właściwym czasie.
Największe wyzwania dla Twojego biznesu
Czy w Twojej firmie zdarza się, że:
- tracisz czas na szukanie? Gdzie jest ostatnia wersja oferty? Kto ma umowę z klientem X? Gdzie zapodziała się faktura kosztowa, którą trzeba pilnie opłacić?
- panuje chaos kompetencyjny? Pracownicy przechowują pliki na swoich pulpitach, a gdy ktoś jest na urlopie, dostęp do danych jest zablokowany?
- masz problem z wersjonowaniem dokumentów? Wysyłasz klientowi nieaktualny cennik lub pracujesz na starej wersji specyfikacji?
- brak bezpieczeństwa spędza Ci sen z powiek? Wrażliwe dane (umowy o pracę, dane klientów) są przechowywane w niezabezpieczonych miejscach, co naraża Cię na ryzyko związane z RODO?
- procesy stoją w miejscu? Faktura czeka na akceptację szefa tydzień, bo leży na dnie skrzynki mailowej?
Jeśli odpowiedziałeś/aś twierdząco na choćby jedno z powyższych pytań, najwyższy czas pomyśleć nad wdrożeniem adekwatnych rozwiązań.
O jakich rozwiązaniach warto pomyśleć?
Potrzebujesz zmiany podejścia i odpowiednich narzędzi. Dlatego działania musisz oprzeć na 3 podstawowych filarach.
- Digitalizacja
Pierwszym krokiem jest zatrzymanie papierowej lawiny. Wszystko, co przychodzi do firmy (faktury, pisma, umowy), powinno być natychmiast skanowane i wprowadzane do systemu cyfrowego. Dokument musi być opisany (OCR, meta-dane), aby dało się go łatwo wyszukać.
- Centralizacja
Koniec z plikami na pulpitach i dziesiątkami folderów na dysku. Stwórz centralne repozytorium (cyfrowe archiwum), w którym przechowywane są wszystkie dokumenty firmowe.
- Dostępność
Centralizacja nie oznacza, że wszyscy widzą wszystko. Nowoczesny system pozwala precyzyjnie zarządzać uprawnieniami – dział kadr widzi tylko umowy o pracę, handlowcy swoje oferty, a zarząd ma wgląd do raportów z najistotniejszymi danymi. Co najważniejsze, masz do nich dostęp z każdego miejsca, a nie tylko z biurowego komputera.
Jak Baseline rewolucjonizuje Twój obieg dokumentów? Przekonaj się, jaki CRM dla małej firmy będzie najlepszy
CRM powinien integrować zarządzanie relacjami z klientem z zarządzaniem dokumentacją. Nasz system został zaprojektowany z myślą o małych i średnich zespołach, które chcą działać sprawnie, jak duże organizacje.
Co nas wyróżnia?
- Integracja – każdy dokument (umowę, fakturę, ofertę) możesz bezpośrednio powiązać z klientem, projektem czy zadaniem. Dzięki temu masz pełen obraz sytuacji w jednym miejscu.
- Automatyzacja, która oszczędza czas – nasz system to aktywne narzędzie pracy. Możesz w ten sposób zautomatyzować całe procesy! Wyobraź sobie, że skanujesz fakturę, a system sam rozpoznaje dane (OCR), wysyła ją do akceptacji Twojego przełożonego, a po akceptacji przekazuje do księgowości. Zobacz, jak nasz system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia uporządkowanie pracy.
- Bezpieczeństwo i wersjonowanie – masz pewność, że pracujesz zawsze na aktualnej wersji dokumentu. Koniec z pomyłkami! Wszystkie dane są bezpieczne w chmurze, chronione backupami i ścisłą kontrolą dostępu.
Jak skutecznie wdrożyć system zarządzania dokumentami?
Wdrożenie systemu brzmi jak wielki projekt? My wierzymy w metodę małych kroków.
1. Zrób audyt – zastanów się, jakie dokumenty generują najwięcej problemów (np. faktury kosztowe lub umowy z klientami).
2. Ustal priorytet – nie próbuj naprawić wszystkiego naraz. Zacznij od najbardziej uciążliwego procesu.
3. Wybierz elastyczne narzędzie, czyli system, który możesz dostosować do swoich potrzeb, a nie taki, który wymusza na Tobie zmianę całej firmy.
4. Przeszkól zespół – pokaż ludziom korzyści!
Zarządzanie dokumentami w małej firmie nie musi być wyzwaniem nie do przejścia. Rezygnując z chaosu na rzecz uporządkowanego, cyfrowego systemu, oszczędzasz pieniądze, ale przede wszystkim zyskujesz czas, który możesz poświęcić na to, co najważniejsze – rozwijanie swojego biznesu.
Chcesz zobaczyć, jak możemy uporządkować dokumenty w Twojej firmie w praktyce? Skontaktuj się z nami!
Czym jest zarządzanie dokumentami w małej firmie?
Dlaczego warto wdrożyć system do zarządzania dokumentami?
Jakie są największe problemy z dokumentami w małych firmach?
Jak rozpocząć wdrożenie systemu zarządzania dokumentami?
Zespół Baseline
