Digitalizacja dokumentów – klucz do efektywności w nowoczesnym zarządzaniu informacjami

Ile czasu marnuje Twój zespół każdego dnia na szukanie papierowych dokumentów? Ile kosztuje Cię archiwizowanie piętrzących się segregatorów i jakie jest ryzyko, że ważna umowa zaginie tuż przed audytem? Nie pozwól, by stało się to barierą w rozwoju Twojej firmy. Rozwiązaniem jest strategiczna digitalizacja dokumentów. To proces, który zmienia chaos w porządek i odblokowuje pełen potencjał Twoich zasobów informacyjnych. Zobacz, jak przeprowadzić tę transformację.

Z czym jest związana digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to strategiczny proces, który przekształca papierowe informacje w inteligentne, edytowalne i w pełni przeszukiwalne dane cyfrowe. To nadanie im kontekstu (metadanych) i włączenie ich w firmowe procesy. Dokument staje się aktywnym zasobem, który „rozumie”, czym jest (fakturą, umową, wnioskiem HR) i co ma się z nim dalej stać.

Jakie korzyści zyskujesz dzięki digitalizacji?

Wdrożenie cyfrowego archiwum to inwestycja, która zwraca się błyskawicznie. W jaki sposób? Przygotowaliśmy zestawienie najważniejszych korzyści!

• Błyskawiczny dostęp do informacji – potrzebujesz umowy sprzed trzech lat? Znajdziesz ją w 5 sekund z poziomu swojego komputera, niezależnie od tego, czy pracujesz z biura, czy z domu. Odzyskujesz czas, który Twoi pracownicy mogą poświęcić na realne zadania.
• Radykalna oszczędność kosztów – policz, ile wydajesz na papier, tonery, drukarki, segregatory i wynajem powierzchni magazynowej na archiwa. Sam proces akceptacji faktur drastycznie skraca czas pracy potrzebny na obsługę jednego dokumentu.
• Optymalizacja procesów – gdy Twoje dokumenty są cyfrowe, możesz je włączyć w automatyczne procesy. To fundament pod wdrożenie systemu, który usprawni całą firmę. W Baseline projektujemy rozwiązania, dzięki którym możesz wdrożyć w pełni elektroniczny obieg dokumentów – faktura sama trafi do odpowiedniej osoby po akceptację, a wniosek urlopowy automatycznie zaktualizuje system kadrowy.

Narzędzia, które umożliwiają cyfryzację dokumentów

Wykorzystujemy zaawansowane systemy ECM (Enterprise Content Management) wyposażone w technologię OCR (Optical Character Recognition). Jak to działa w praktyce?

1. Dokument trafia do systemu (zeskanowany, otrzymany mailem jako PDF, zrobiony zdjęciem).

2. Nasz system „czyta” treść dokumentu. Rozpoznaje tekst oraz jego strukturę – wyodrębnia numer faktury, dane kontrahenta, kwotę netto/brutto, daty.

3. Następnie dokument jest automatycznie kategoryzowany i opisywany metadanymi (np. typ dokumentu, dział, projekt).

Dzięki temu dokument staje się inteligentnym zasobem. Możesz wyszukiwać faktury nie po nazwie pliku, ale po numerze NIP klienta, kwocie lub konkretnym słowie kluczowym w treści.

Co z bezpieczeństwem i RODO?

Czy trzymanie dokumentów w chmurze lub na serwerze jest bezpieczne? Co z RODO? To najczęstsze obawy naszych klientów. Właściwie wdrożona cyfryzacja dokumentów podnosi poziom bezpieczeństwa w porównaniu do papierowego archiwum. Dlaczego? Ze względu na:

• kontrolę dostępu – w systemie Baseline precyzyjnie określasz, kto i w jakim zakresie ma dostęp do danych. Możesz ukryć wrażliwe informacje (np. płacowe) przed nieuprawnionymi osobami, czego nie gwarantuje zwykła szafka na klucz;
• pełną historię zmian – system rejestruje każdą operację na dokumencie – kto go otworzył, co zmienił i kiedy;
• dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej, zarządzana przez nasz system, spełnia wymogi RODO dotyczące przechowywania, przetwarzania i usuwania danych osobowych;
• backup – Twój papierowy segregator może spłonąć lub zostać zalany. Twoje dane cyfrowe są regularnie backupowane i chronione przed utratą.

Jak wdrożyć digitalizację w Twojej firmie? Wejdź w proces krok po kroku z Baseline

Rozumiemy, że wizja przejścia na elektroniczny obieg dokumentów może być przytłaczająca. Dlatego w Baseline podchodzimy do tego procesu ewolucyjnie, nie rewolucyjnie.

1. Zaczynamy od analizy Twoich obecnych procesów. Które działy generują najwięcej papieru? Gdzie są największe „wąskie gardła”? Zazwyczaj należą do nich finanse, HR lub logistyka.

2. Potem czas na projekt pilotażowy. Nie musisz digitalizować wszystkiego naraz. Wybieramy jeden proces (np. obieg faktur kosztowych) i wdrażamy rozwiązanie. Szybko widzisz korzyści i zyskujesz aprobatę zespołu.

3. Wdrażamy system. Dostarczamy i konfigurujemy platformę dostosowaną do Twoich potrzeb – czy to repozytorium dokumentów HR, czy zaawansowany system obiegu faktur.

4. Szkolimy i pomagamy!  Uczymy Twój zespół, jak efektywnie korzystać z nowych narzędzi i wspieramy Cię na każdym etapie.

5. Dopiero później przychodzi czas na stopniowe rozszerzanie zmian. Po sukcesie pilotażu wspólnie planujemy digitalizację kolejnych obszarów firmy w Twoim własnym tempie.

Im szybciej Twoja firma otworzy się na digitalizację, tym szybciej zyska przewagę konkurencyjną opartą na efektywności, bezpieczeństwie i szybkim dostępie do danych. Nie czekaj i skontaktuj się z nami! Porozmawiajmy o tym, jak możemy usprawnić procesy w Twojej firmie.

Zespół Baseline

Naszą misją jest dostarczanie innowacyjnych narzędzi dla biznesu, dlatego przełamujemy obecne standardy i podnosimy poprzeczkę dla całej branży