Jak zorganizować sobie mobilne biuro w czasie podróży służbowej? 4 praktyczne wskazówki

Opublikowano:

Biznes


Jeżeli kiedykolwiek zarządzałeś firmą, będąc w podróży służbowej, wiesz, że nie jest to łatwe zadanie. Twoja nieobecność nie oznacza, że wszystko staje w miejscu. Wręcz przeciwnie – to właśnie w tym czasie, kiedy osoby decyzyjnej nie ma w biurze, często dzieje się naprawdę wiele i pomimo swojej nieobecności musisz podejmować strategiczne dla firmy decyzje. Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Z pewnością będzie Ci łatwiej, jeżeli zadbasz o dobrą organizację swojej pracy w drodze.

1. Miej przy sobie naładowany telefon

W XXI wieku zarządzanie firmą bez sprawnych urządzeń elektronicznych jest niemal niemożliwe. Zadbaj więc o to, aby towarzyszący Ci komputer czy smartphone były gotowe do pracy. Koniecznie weź ze sobą ładowarkę i podtrzymuj poziom naładowania baterii tak, aby Twój telefon był zawsze włączony. Jeżeli wiesz, że czeka Cię długa podróż środkiem lokomocji, w którym nie ma kontaktu, weź ze sobą powerbank o odpowiedniej pojemności. Nigdy nie wiadomo, kiedy Twoi pracownicy staną przed wyzwaniem, z którym nie będą mogli sobie poradzić bez Twojej opinii i wsparcia.

2. Zadbaj o stały dostęp do Internetu

W służbowej podróży na pewno przyda Ci się dostęp do Internetu. Podczas takich wyjazdów trudno liczyć na to, że na całej trasie będziesz mógł połączyć się z darmowym Wi-Fi, żeby swobodnie odbierać maile czy przeglądać archiwum firmowej dokumentacji. Warto wyposażyć się w odpowiedni pakiet internetowy u swojego operatora telefonicznego, a jeżeli jedziesz za granicę na miejscu kupić kartę SIM lokalnej sieci komórkowej. Dzięki temu będziesz mógł być na bieżąco w bardzo przystępnej cenie.

3. Korzystaj z kalendarza i automatycznych przypomnień

Służbowa podróż przebiegnie sprawniej, jeżeli będziesz mieć przy sobie swój kalendarz, w którym zapiszesz daty i miejsca spotkań oraz godzinę planowanego powrotu. Wszystkie istotne terminy zapisuj w kalendarzu internetowym, który jest dostępny w formie aplikacji na Twój telefon. Dzięki temu w odpowiednim momencie otrzymasz powiadomienie, które nie pozwoli Ci zapomnieć o najważniejszych wydarzeniach. Zaplanujesz też kolejne spotkania (również te, które odbywają się w biurze w czasie Twojej nieobecności!), będąc w dowolnym miejscu na świecie. Co więcej, dobre narzędzie, zintegrowane z mapami i nawigacją, umożliwi Ci automatyczną optymalizację trasy kierując wprost do siedziby klienta.

4. Zbierz wszystkie dokumenty w jednej aplikacji

Niektóre spotkania z kontrahentami nie mogą się odbyć bez wglądu do archiwalnych dokumentów oraz ofert. Przewożenie segregatorów z całą dokumentacją dotyczącą Waszej dotychczasowej współpracy jest niezwykle ryzykowne i kłopotliwe, dlatego warto, abyś zadbał o wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie. Dzięki niemu będziesz miał wgląd do wszystkich faktur i akt 24 godziny na dobę, również za pomocą aplikacji w Twoim telefonie!

Mobilny CRM – sposób na udaną podróż służbową

Dzięki nowoczesnym narzędziom Twoja praca w drodze staje się prostsza i przyjemniejsza. Mobilny CRM sprawia, że swoje biuro masz zawsze przy sobie, a dzięki wygodnej aplikacji możesz planować, zarządzać i podejmować decyzje jednym ruchem ręki. Wypróbuj to rozwiązanie, aby optymalizować swoją pracę i redukować koszty prowadzenia własnej działalności – zawsze i wszędzie!

Do czego może się przydać system CRM w kancelarii? 4 przykłady
Dlaczego firmy inwestują w zaawansowane systemy klasy CRM?