Archiwizacja dokumentów a RODO – na co zwrócić uwagę?

Prowadzisz firmę i każdego dnia przez Twoje biuro przechodzi prawdziwa lawina faktur, umów i akt pracowniczych? Zastanawiasz się, jak długo musisz je trzymać, a kiedy prawo nakazuje ich bezwzględne zniszczenie? Kwestia ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie powinna być dla CIebie priorytetem. Sprawdź, na co musisz zwrócić uwagę przy archiwizacji dokumentów w świetle przepisów RODO.

RODO a przechowywanie dokumentów. Najważniejsze informacje w pigułce

• Zgodnie z unijnymi przepisami dokumenty zawierające dane osobowe możesz przetwarzać i przechowywać tylko tak długo, jak to absolutnie niezbędne do celów biznesowych lub prawnych.
• Okres przechowywania zależy ściśle od rodzaju dokumentacji – inne zasady obowiązują w przypadku teczek pracowniczych, a inne przy rozliczeniach podatkowych.
• Największym zagrożeniem dla firmy jest brak kontroli nad tym, kto ma dostęp do danych, oraz przetrzymywanie dokumentów na wszelki wypadek, co bezpośrednio łamie zasady minimalizacji danych.
• Wdrożenie nowoczesnego elektronicznego obiegu dokumentów w pełni automatyzuje zarządzanie cyklem życia dokumentów, chroniąc Cię przed chaosem i dotkliwymi karami finansowymi.

Co mówi RODO o archiwizacji dokumentów?

Podstawą jest zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Oznacza to, że dane osobowe nie mogą leżeć w Twoich szafach czy na dyskach twardych w nieskończoność.

Przepisy jasno wskazują, że jako administrator danych powinieneś je usunąć, zniszczyć lub zanonimizować natychmiast po tym, jak minie cel ich przetwarzania lub wygaśnie narzucony prawem obowiązek ich trzymania. Brak wdrożonych i przestrzeganych procedur cyklicznego niszczenia lub usuwania danych to ryzyko problemów podczas ewentualnej kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Jakie dokumenty podlegają archiwizacji?

Praktycznie każdy dokument wytworzony w Twojej firmie ma swój termin ważności. Prawo nakłada na Ciebie obowiązek archiwizacji wielu z nich przez konkretny czas. Do tych najściślej regulowanych należą:

• akta pracownicze i dokumentacja kadrowa – obecnie przechowuje się je przez 10 lub 50 lat (w zależności od daty zatrudnienia pracownika);
• dokumentacja księgowa i podatkowa – faktury, rachunki i rejestry VAT musisz bezpiecznie archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku;
• umowy z kontrahentami – zazwyczaj przechowuje się je do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych z nich wynikających (najczęściej są to 3 lata lub 6 lat);
• dokumentacja BHP – rejestry wypadków przy pracy należy przechowywać przez 10 lat.

Najczęstsze błędy i ryzyka związane z archiwizacją w kontekście RODO

Jakie błędy przedsiębiorcy popełniają najczęściej?

Zbieranie i przetrzymywanie dokumentów z danymi, które kiedyś może jeszcze się przydadzą, to bezpośrednie złamanie wspomnianej zasady minimalizacji danych. Kolejnym błędem jest brak jakiejkolwiek kontroli dostępu. Kto z Twojego zespołu ma klucz do fizycznego archiwum? Kto ma uprawnienia do otwartego folderu z umowami na firmowym serwerze? Jeśli odpowiedź brzmi „wszyscy” lub „nie wiem”, oznacza to, że nikt nie panuje nad bezpieczeństwem.

Warto też pamiętać, że temat RODO i przechowywanie dokumentów dotyczy również nośników fizycznych. Zostawianie teczek z danymi klientów na biurkach czy niezabezpieczone szafki to wciąż plaga w wielu biurach, grożąca wyciekiem danych wrażliwych.

Dobre praktyki i rekomendacje – jak Baseline chroni Twój biznes?

Jak zapanować nad tym chaosem, oszczędzić czas pracowników i spać spokojnie? Najlepszą praktyką rekomendowaną przez ekspertów od bezpieczeństwa, jest cyfryzacja i wdrożenie profesjonalnego systemu klasy ECM/EOD. Wsparciem będzie nasz autorski system do elektronicznego obiegu dokumentów. To narzędzie, które oddaje w Twoje ręce pełną kontrolę nad firmowym archiwum. Co zyskujesz, przenosząc archiwizację do systemu Baseline?

1. 1. Automatyzacja okresów retencji

Nie musisz już prowadzić skomplikowanych tabel w Excelu ani pamiętać o datach niszczenia akt. System Baseline sam przypilnuje, kiedy mija prawny termin przechowywania danej umowy czy faktury, i powiadomi Cię o konieczności jej usunięcia.

2. 2. Ścisła kontrola uprawnień

Każdy dokument w naszym systemie ma precyzyjnie przypisaną matrycę uprawnień. Dostęp do wrażliwych danych mają tylko wyznaczone, upoważnione przez Ciebie osoby.

3. 3. Pełna rozliczalność (logi systemowe)

Każda akcja w systemie – od wyświetlenia dokumentu, przez jego edycję, aż po pobranie czy usunięcie – jest trwale logowana. W razie audytu RODO masz w ręku niezaprzeczalny dowód na to, kto i kiedy przetwarzał dane.

4. 4. Błyskawiczne wyszukiwanie i cyfrowe archiwum

Moduł archiwum w Baseline pozwala na szybkie odnajdywanie dokumentów (m.in. dzięki zaawansowanej technologii OCR) i bezpieczne ich składowanie zgodnie z polityką bezpieczeństwa Twojej organizacji.

Inwestując w rozwiązania Baseline, zyskujesz nie tylko ustrukturyzowaną wiedzę i porządek, ale przede wszystkim realne oszczędności finansowe i pełną zgodność z rygorystycznymi przepisami RODO.

Zespół Baseline

Naszą misją jest dostarczanie innowacyjnych narzędzi dla biznesu, dlatego przełamujemy obecne standardy i podnosimy poprzeczkę dla całej branży