Elektroniczny obieg dokumentów

Co to jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Jest to system informatyczny, wielomodułowa platforma lub zespół narzędzi, umożliwiający oraz usprawniający realizowanie procesów biznesowych opartych na dokumentach zarówno w postaci cyfrowej jak i papierowej. Elektroniczny Obieg Dokumentów, często określany skrótem EOD, do tego celu wykorzystuje wbudowany silnik workflow oraz schematy przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie. Pomimo, iż proces obiegu dokumentów w praktyce polega na rejestrowaniu pism przychodzących, digitalizowaniu dokumentów papierowych i ich dekretowaniu, umożliwia również wystawianie elektronicznych wniosków, zamówień i formularzy, które nie opierają się na papierowych wersjach dokumentów.

Elektroniczny Obieg Dokumentów ma bardzo często szerokie zastosowanie w obszarach finansowych oraz kadrowych. Usprawnia rejestrację i obieg faktur kosztowych oraz umożliwia ich wyeksportowanie do właściwego systemu księgowego. Generuje zamówienia i potrafi je wiązać z fakturami lub dokumentami PZ. Z kolei w obszarach kadrowych EOD sprawdza się w roli systemu do wystawiania wniosków pracowniczych tj. wniosków urlopowych, poleceń wyjazdu, zaliczek itd.

Ponieważ każda dziedzina funkcjonowania organizacji wiąże się właściwie z obsługą dokumentów, dlatego też Elektroniczny Obieg Dokumentów jest w praktyce wykorzystywany wielowymiarowo, wszędzie tam, gdzie pojawia się możliwość automatyzacji procesów biznesowych i operacyjnych przedsiębiorstwa. Za tym idzie oczywiście szereg korzyści, takich jak oszczędność czasu i wyeliminowanie najczęstszych błędów ludzkich.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – co nas wyróżnia?

1. Baseline™ to system elektronicznego obiegu dokumentów zbudowany w oparciu o lekką technologię www i najlepsze praktyki UX. Jest maksymalnie przejrzysty i intuicyjny. Do jego prawidłowego funkcjonowania wymagany jest wyłącznie serwer z systemem operacyjnym Windows – żadnych dodatkowo instalowanych komponentów i licencji. W większości przypadków korzystamy z darmowej wersji silnika bazy danych SQL Server Express.
2. Elektroniczny obieg dokumentów Baseline™ współpracuje z urządzeniami biurowymi wielu producentów. Jako jedyny tego typu Partner technologiczny firmy Brother, w ramach wdrożenia dostarczamy sprawdzony i niezawodny sprzęt biurowy w atrakcyjnych cenach. Pomagamy skonfigurować urządzenia w taki sposób, aby użytkownicy byli w najwyższym stopniu wyręczani w codziennych operacjach.
3. Stosujemy rozwiązania sieciowe w oparciu o Ethernet / Wi-fi w miejsce stałych połączeń poprzez port LPT. Stosujemy znakowanie kodami QR w miejsce standardowych i nieergonomicznych kodów kreskowych. Obsługujemy skanowanie wielu pism jednocześnie bez konieczności oddzielania dokumentów pustymi stronami lub kodami z banderoli. Drukarki kodów mogą być współdzielone przez wielu użytkowników pracujących w tym samym pomieszczeniu.
4. Elektroniczny Obieg Dokumentów posiada wbudowany i intuicyjny kreator schematów workflow, formularzy i raportów. Lokalny Administrator może w dowolnej chwili modyfikować istniejące procesy lub tworzyć nowe ścieżki bez konieczności angażowania dostawcy oprogramowania. Pozwala to w znaczy sposób ograniczyć koszty utrzymania i rozwoju systemu. W tym przypadku nie ma konieczności używania i nauki obsługi zewnętrznych programów typu BPMN.
5. Obsługujemy przepływ informacji dotyczących wielu spółek w jednym systemie. Przetwarzamy skomplikowane matryce uprawnień, wspieramy wielojęzykowość. Posiadamy jako nieliczni na rynku mechanizm Optical Character Recognition, który OCR-uje faktury bez konieczności jego „uczenia”. Odczytujemy również pozycje faktury jak i same podsumowania. Obsługujemy wyszukiwanie pełnotekstowe Full-Text Search w ramach całej bazy dokumentów – umożliwia to wyszukanie danego pisma po tzw. frazie w treści.
6. Baseline™ automatyzuje codzienne czynności: pobiera dane kontrahentów z bazy GUS i VIES, weryfikuje statusy podatników VAT i ich konta bankowe, pobiera aktualne kursy walut NBP, przygotowuje i wysyła zlecenia do banku, OCR-uje faktury, współpracuje z e-Nadawca Poczty Polskiej i śledzi przesyłki, zapewnia pełną kontrolę terminów zadań i oferuje system powiadomień dla użytkowników.
7. Każdy rozpoczęty obieg dokumentu posiada czytelną, graficzną postać procesu. Dzięki temu użytkownik jest od razu zorientowany, gdzie aktualnie znajduje się dany dokument, jaki jest jego status oraz do kogo jest on przypisany w ramach obiegu.
8. Jesteśmy zintegrowani z wieloma popularnymi systemami ERP. W ramach obiegu faktur, wszystkie zatwierdzone i zadekretowane dokumenty są automatycznie przekazywane do systemu księgowego. Z kolei do Baseline™ trafia informacja zwrotna o tym czy dana faktura została opłacona.
9. Obieg Dokumentów Baseline™ posiada wbudowanego klienta poczty e-mail. Automatycznie odczytuje wiadomości ze skrzynki pocztowej i automatyzuje proces wprowadzania dokumentów i faktur na dziennik podawczy.
10. System Zarządzania Dokumentami umożliwia rejestrację Korespondencji wychodzącej. Jesteśmy w pełni zintegrowani z usługą e-Nadawca Poczty Polskiej wykorzystując dostępne API operatora, a nie zwykły import przesyłek. Przesyłki są rejestrowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, a następnie wysyłane do e-Nadawcy. Dla każdej przesyłki pobierane są etykiety listowe oraz statusy doręczeń z opcją śledzenia korespondencji.
11. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia zarządzanie Sprawami spółki. Pozwala na porządkowanie tematów, które toczą się w całej firmie w powiązaniu z obiegiem dokumentów przychodzących i wychodzących.
12. Pomagamy archiwizować dokumenty w formie papierowej. Nasz Partner biznesowy świadczy usługi archiwizacji dokumentacji papierowej, wspiera procesy digitalizacji i parametryzacji archiwum elektronicznego. System Baseline™ posiada wbudowany moduł zamawiania oryginałów dokumentów z archiwum.

Jak znaleźć odpowiedni Elektroniczny obieg dokumentów?

Decydując się na konkretne narzędzie, upewnijmy się na samym początku, iż posiada ono sprawdzone mechanizmy ochrony przed zagrożeniami. Od dawna na rynku funkcjonują respektowane na całym świecie wytyczne i standardy gwarantujące bezpieczeństwo danych. Niestety nie każdy producent systemu obiegu dokumentów dba o to, aby stosować i regularnie weryfikować poziom zabezpieczeń istotny dla swoich produktów. Nie chcielibyśmy przecież, aby nasze dane (w tym dane osobowe) były dostępne dla niezautoryzowanych użytkowników lub wyciekły poza organizację.

Jakie kryteria funkcjonalne powinien posiadać dobry System Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

a) Szybka wyszukiwarka dokumentów
To co zajmuje najwięcej czasu to wyszukiwanie dokumentów. Nie zawsze jesteś w stanie to zrobić. Zwróć uwagę, czy program do obiegu dokumentów w firmie posiada funkcję wyszukiwania po różnych frazach (w tym po numerze nip, kontrahencie czy sygnaturze dokumentu) i czy jest dostępny na urządzeniach mobilnych (skrócenie czasu dostępu i obsługi).

b) Modelowanie procesów
Elektroniczny System Obiegu Dokumentów powinien być jak najmocniej dostosowany do konkretnych procesów biznesowych, według których pracuje Twoja organizacja. Dlatego też każdy program do zarządzania dokumentami powinien być wyposażony w kreator procesów biznesowych lub co najmniej powinien być kompatybilny z dostępnymi na rynku narzędziami BPMN. Wbudowane narzędzie jest zdecydowanie lepszym wyborem – zazwyczaj nie jest dodatkowo licencjonowane, a praca z nim nie wymaga migrowania plików schematów pomiędzy aplikacjami. Warto, aby dostawca systemu EOD przeszkolił nas z obsługi administracyjnej swojego programu, tak aby w przyszłości można było samodzielnie projektować i wdrażać nowe procesy, które są realizowane w naszej organizacji.

c) Historia zmian
W organizacjach, w których wiele działów pracuje na jednym dokumencie, potrzebny jest taki system, który będzie gromadził informacje dotyczące tego, kto i kiedy nanosił zmiany w procesie. Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą analizować ścieżkę jaką podążał dokument oraz odtworzyć poszczególne wersje załączników (w szczególności dotyczy to pracy grupowej na plikach dokumentów).

d) Współpraca z urządzeniami druk/skan
Na rynku są dziś dostępne różne modele począwszy od małych i mobilnych skanerów, aż po duże urządzenia wielofunkcyjne (co ciekawe te wciąż mają ogromny i niewykorzystany potencjał przy wsparciu obiegu dokumentów, a mimo to najczęściej służą jako kopiarki w obiegu tradycyjnym). Szczególnie istotne jest, aby program automatyzował i redukował ręczne skanowanie dokumentów do absolutnego minimum. Do zastosowań EOD zaleca się wybór skanera z tzw. szybą, aby zdigitalizować dokumenty, których nie można w łatwy sposób rozbindować. Na rynku dostępny jest sprzęt z programowalnym interfejsem, co pozwala na ścisłą współpracę urządzenia z systemem obiegu dokumentów. Zobacz przykłady takiej synergii.

e) Aktualizacja systemu do najnowszych regulacji
Oczywistym jest, że dostawca Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów powinien dostosowywać swój program do zmieniających się wymogów prawnych. W szczególności dotyczy to obszarów finansowych związanych z obsługą faktur, gdzie ostatnimi czasy zachodzą gruntowne zmiany w zakresie chociażby uszczelniania luki vat-owskiej. Dobry system EOD powinien wspierać nas w automatyzowaniu tego typu czynności jak weryfikacja podatników jak i kont bankowych w oparciu o tzw. białą listę.

f) Wsparcie techniczne dostawcy
Kontakt z dostawcą Systemu Obiegu Dokumentów jest istotny nie tylko na etapie wdrażania programu, ale także podczas codziennej pracy z nim. Dostawca takiego rozwiązania musi oferować usługi wsparcia nie tylko w zakresie konsultacji i usuwania usterek, ale również w zakresie rozwoju. Po okresie wdrożenia przychodzi czas na przeprowadzenie audytu działania systemu i opracowanie pakietu paczki zmian dodatkowych, aby jak najmocniej zautomatyzować kolejne obszary pracy na dokumentach.

Obieg Dokumentów zintegrowany z KSeF

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma, która stanie się obowiązkowa dla przedsiębiorców od lipca 2024 roku. Elektroniczny obieg faktur w firmie w ramach KSeF stanie się obligatoryjną czynnością w codziennym obrocie gospodarczym, dlatego też zintegrowaliśmy system obiegu dokumentów Baseline™ z KSeF. Integracja niemal całkowicie automatyzuje proces pobierania i rejestracji dokumentów finansowych, jak również realizuje wysyłkę faktur sprzedażowych, które również będą musiały być eksportowane do KSeF-u.

Obieg dokumentacji w wersji elektronicznej, który od dawna kojarzył się z prestiżem i optymalizacją procesów, stanie się niebawem narzędziem niemalże obowiązkowym w wyposażeniu każdego przedsiębiorstwa, które przetwarza setki lub tysiące faktur miesięcznie. Po wejściu w życie KSeF tradycyjny obieg dokumentów stanie się jeszcze bardziej uciążliwy, a czasami wręcz niemożliwy. O ile do tej pory faktury mogły wpływać różnymi drogami do poszczególnych lokalizacji firmy, o tyle od lipca 2024 będą dostępne tylko w jednym miejscu i tylko w postaci elektronicznej co znacząco utrudnia fizyczne rozłożenie obciążenia na poszczególne punkty rejestracji dokumentów. 

System Obiegu Dokumentów Baseline™ posiada mechanizmy, które to umożliwiają. Co więcej, większość pracy związanej z procesowaniem faktur system wykona za użytkownika, a co ważniejsze zweryfikuje poprawność danych na fakturze i nie dopuści do zarejestrowania dwukrotnie tego samego dokumentu, jeżeli zostanie on dodatkowo przesłany innym kanałem.

Zapoznaj się ze szczegółami integracji z Krajowym Systemem e-Faktur i zobacz, jak prosto możesz zautomatyzować przepływ dokumentów w swojej firmie, niezależnie od profilu działalności i skali funkcjonowania organizacji.

System Obiegu Dokumentów – podsumowanie

Jak się okazuje w praktyce, przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi, mechanizmów oraz urządzeń, Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie może być w dużym stopniu dopasowany do naszych potrzeb, dzięki czemu codzienna praca z dokumentami stanie się przyjemna i szybka. Zasadniczą kwestią pozostaje właściwy dobór oprogramowania, mądrze zoptymalizowane procesy biznesowe oraz odpowiedniej jakości urządzenia biurowe. Zarządzanie dokumentami elektronicznymi w Twojej firmie może być naprawdę proste i przyjemne.

Elektroniczny obieg dokumentów – FAQ

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to system informatyczny, który umożliwia i usprawnia realizowanie procesów biznesowych opartych na dokumentach w formie cyfrowej i papierowej. Wykorzystuje on wbudowany silnik workflow, umożliwiając rejestrowanie pism, digitalizację dokumentów papierowych oraz wystawianie elektronicznych wniosków i formularzy. Elektroniczny Obieg Dokumentów jest wykorzystywany w różnych obszarach działalności firmy, automatyzując procesy biznesowe i operacyjne.

Na czym polega obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w firmie polega na rejestrowaniu pism przychodzących, digitalizowaniu dokumentów papierowych oraz ich dekretowaniu. Elektroniczny Obieg Dokumentów rozszerza obieg, umożliwiając wystawianie elektronicznych wniosków, zamówień i formularzy.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy?

Elektroniczny obieg faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców od lipca 2024 roku. Obieg dokumentów w ramach KSeF jest w pełni zintegrowany z systemem obiegu dokumentów Baseline. Integracja ta automatyzuje proces pobierania oraz rejestracji dokumentów finansowych, a także eksportuje do KSeFu faktury sprzedażowe.

Czy instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa?

Instrukcja obiegu dokumentów nie jest obowiązkowa. Z ustawy o rachunkowości nie wynika obowiązek posiadania tego typu instrukcji.

Kto jest odpowiedzialny za obieg dokumentów w firmie?

Odpowiedzialność za obieg dokumentów w firmie zwykle spoczywa na działach administracyjnych, finansowych oraz kadrowych. Zintegrowany Elektroniczny Obieg Dokumentów znacznie ułatwi pracę tych działów, przyspieszając i automatyzując liczne procesy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do obiegu dokumentów?

Przy wyborze systemu do obiegu dokumentów warto zwrócić uwagę na wbudowane mechanizmy ochrony danych, obecność wyszukiwarki dokumentów, modelowanie procesów, historię zmian, współpracę z urządzeniami drukującymi oraz wsparcie techniczne dostawcy. Wszystko to posiada system Baseline!

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Elektroniczny obieg dokumentów ma zalety takie jak oszczędność czasu, eliminuje możliwość zaistnienia błędów ludzkich, automatyzuje codzienne, monotonne czynności oraz pozwala na lepszą kontrolę nad dokumentami. Może być on także zintegrowany z innymi systemami informatycznymi używanymi w firmie.

Czy można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?

Tak, można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej. System Baseline posiada wbudowany moduł do archiwizacji dokumentów w formie papierowej oraz wspiera procesy digitalizacji dokumentów. Pozwala on na sprawne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, czyniąc je prostszymi do wyszukania oraz ułożonymi w wydajniejszy, ustrukturyzowany sposób.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to lepsza organizacja pracy, automatyzacja procesów, oszczędność czasu, redukcja możliwych błędów oraz lepsza kontrola nad dokumentami w firmie. Z powodu nowelizacji przepisów wymagających używania KSeF, jest to także oszczędność wymaganej przez prawo manualnej pracy.